Gestion Documental y Archivos

Con el propósito de facilitar el cumplimiento de las obligaciones en materia de archivos por parte de los sujetos obligados de la Ley en la materia, y otorgar certeza en la búsqueda de la información que requiere el ciudadano. El Infoem ha diseñado un espacio en el que se pueden consultar los documentos normativos e institucionales, así como los mecanismos implementados como buenas prácticas para el cumplimiento de la Ley General de Archivos.

En ese sentido, la expectativa es que los sujetos obligados consideren como referencia, las actividades que en materia de archivos se han llevado a cabo en el Infoem, con el propósito de coadyuvar a facilitar el acceso a la información pública y la protección de datos personales que obran en los archivos a los ciudadanos.

Objetivo: 

 

Contar con un mecanismo de consulta y apoyo para el cumplimento de obligaciones en materia de archivos, para que los sujetos obligados y los ciudadanos puedan consultar las disposiciones vigentes e institucionales en materia de archivos e implementar buenas prácticas.

Gestión Documental

Integrar los elementos normativos relacionados con la gestión documental y administración de los archivos, con el propósito de coadyuvar a facilitar el acceso a la información pública y la protección de datos personales que obran en los archivos.

Beneficios de una gestión documental:
  • Eficacia y eficiencia en la búsqueda y recuperación de documentos y expedientes.
  • Acceso rápido y seguro a la información, reduciendo los tiempos de búsqueda de información y por consiguiente de respuesta a solicitudes de información.
  • Privilegiar el ejercicio de los derechos fundamentales: derecho a la verdad, derecho a la información y derecho a la memoria.
  • Privilegiar el ejercicio del Derecho de Acceso a la Información.
  • Ahorro de costos, referente a la reducción de espacios donde preservar la documentación.
  • Identificación de los documentos con carácter histórico.
Criterios:
  • Recepción y/o producción
  • Organización
  • Acceso y consulta
  • Conservación
  • Valoración
  • Disposición documental

Sistema Institucional de Archivos

La Ley General de Archivos define al Sistema como el conjunto de elementos que desarrollan los sujetos obligados como parte  de sus actividades archivísticas a través de la ejecución de la gestión documental como son:

  • Registros
  • Procesos
  • Procedimientos
  • Criterios
  • Estructuras
  • Herramientas
  • Funciones.

Es de vital importancia señalar que cada sujeto obligado será el responsable de operar su propio Sistema Institucional de Archivos. Por consiguiente, deberán de conservar y organizar todos los documentos de archivo a su cargo, con el fin de garantizar que no se sustraigan, dañen o eliminen dichos documentos y toda aquella información bajo su posesión. 

Grupo Interdisciplinario

Guía de implementación del Grupo Interdisciplinario. Infoem, marzo 2020

El grupo interdisciplinario, en el ámbito de sus atribuciones, coadyuva en el análisis de los procesos y procedimientos institucionales que dan origen a la documentación que integra los expedientes de cada serie documental, con el fin de colaborar con las áreas o unidades administrativas productoras de la documentación en el establecimiento de los valores documentales, vigencias, plazos de conservación y disposición documental durante el proceso de elaboración de las fichas técnicas de valoración de la serie documental y que, en conjunto, conforman el catálogo de disposición documental. El Grupo Interdisciplinario de archivos,  es un equipo de profesionales de la misma institución que deberá estar integrado por los titulares de:

  • Jurídico; 
  • Planeación y/o mejora continua; 
  • Coordinación de archivos;
  • Tecnologías de la Información,
  • Unidad de Transparencia,
  • Órgano de Control Interno, y
  • Las áreas o unidades administrativas productoras de la información

Programa Anual de Desarrollo Archivístico (PADA)

Es el instrumento de planeación en materia de archivos al interior de cada sujeto obligado, y debe contemplar los elementos de planeación, programación y evaluación para el desarrollo de los archivos con enfoque de administración de riesgos, protección a los derechos humanos y apertura proactiva de la información.


Guia para elaborar PADA

  Conoce lo que está haciendo el Infoem

Instrumentos de Control y Consulta Archivística

Son instrumentos técnicos que propician la organización, control y conservación de los documentos de archivo a lo largo de su ciclo vital, como el cuadro general de clasificación archivística y el catálogo de disposición documental.

Guía de archivo documental

Dicha guía es el esquema que contiene la descripción general de la documentación contenida en las series documentales establecidas en el cuadro general de clasificación archivística del sujeto obligado, con el objetivo de informar sobre los contenidos de un archivo.  A través de este documento, se puede conocer información general sobre la historia de la entidad productora, la entidad de la que depende (si la hay), su organización y sobre todo, el contenido y volumen de las agrupaciones documentales (fondos), sus datos generales (dirección teléfono, contacto), y sus servicios.

Guía de Archivo Documental 2020

Curso en línea

Ver más

La Comisión de Archivos y Gestión Documental del Sistema Nacional de Transparencia, ha concebido como el punto de encuentro de personas de diferentes edades, intereses y nivel de escolaridad que buscan, a partir de sus necesidades, obtener los aprendizajes que requieren para la gestión y el ejercicio sobre la trascendencia de la adecuada gestión documental y la preservación de los documentos, así como las responsabilidades que tenemos los sujetos obligados de conservar la información producida y el derecho de los ciudadanos a consultarla, lo que permite hacer accesible todo aquello en lo que se documenta el ejercicio de las atribuciones que se nos han encomendado.

Estadísticas de Cursos en línea

“Inducción a la Administración de  Documentos y Archivos de los SSOO de SNT”
Actualizado al 15 de Agosto de 2021

20,845
Número de participantes 
16,616  
Número de constancias entregadas 
Entidad Federativa Número de
participantes

Constancias 
entregadas

Estado de México 7527 5664
Ciudad de México 4668 3860
Oaxaca 442 367
Guerrero 374 309
Puebla 348 272
Hidalgo 199 169
Morelos 179 140
Tlaxcala 161 130
TOTAL 13,898 10,911

 

 

 

Cuadro Comparativo

Participantes

 

 

EDOMEX: 7527 100%
CDMX: 4668 100%
OAXACA: 442 100%
GUERRERO: 374 100%
PUEBLA: 348 100%
HIDALGO: 199 100%
MORELOS: 179 100%
TLAXCALA: 161 100%

 

Constancias Entregadas

 

 

EDOMEX: 5664 75.24%
CDMX: 3860 82.69%
OAXACA: 367 83.03%
GUERRERO: 309 82.62%
PUEBLA: 272 78.16%
HIDALGO: 169 84.92%
MORELOS: 140 78.21%
TLAXCALA: 130 80.74%
Entidad
Federativa
Número de
participantes

Constancias 
entregadas

Guanajuato 858 725
Jalisco 747 519
Michoacán de Ocampo 419 318
Nayarit 156 136
San Luis Potosí 89 61
Colima 86 64
Aguascalientes 71  57
Querétaro 71 57
Zacatecas 45 35
TOTAL 2,542 2,079

 

 

 

 

Cuadro Comparativo

Participantes

 

 

GUANAJUATO: 858 100%
JALISCO: 747 100%
MICHOACÁN: 419 100%
NAYARIT: 156 100%
SAN LUIS POTOSÍ: 89 100%
COLIMA: 86 100%
AGUASCALIENTES: 71 100%
QUERÉTARO: 71 100%
ZACATECAS: 45 100%

 

Constancias Entregadas

 

 

GUANAJUATO: 725 84.49%
JALISCO: 626 83.80%
MICHOACÁN: 318 75.89%
NAYARIT: 136 87.17%
SAN LUIS POTOSÍ: 61 68.53%
COLIMA: 64 74.41%
AGUASCALIENTES: 57 80.28%
QUERÉTARO: 71 80.28%
ZACATECAS: 35 77.77%
Entidad
Federativa
Número de
participantes

Constancias 
entregadas

Durango 553 472
Chihuahua 553 445
Nuevo León 292 224
Tamaulipas 199 172
Baja California Sur 173 140
Sinaloa 173 151
Sonora 122 105
Baja California 104 91
Coahuila de Zaragoza 90 79
TOTAL 2,259 1,879

 

Cuadro Comparativo

Participantes

 

 

DURANGO: 553 100%
CHIHUAHUA: 553 100%
NUEVO LEÓN: 292 100%
TAMAULIPAS: 199 100%
BAJA CALIFORNIA SUR: 173 100%
SINALOA: 173 100%
SONORA: 122 100%
BAJA CALIFORNIA: 104 100%
COAHUILA: 90 100%

 

Constancias Entregadas

 

 

DURANGO: 472 85.35%
CHIHUAHUA: 445 80.47%
NUEVO LEÓN: 224 76.71%
TAMAULIPAS: 172 86.43%
BAJA CALIFORNIA SUR: 140 80.92%
SINALOA: 151 87.28%
SONORA: 105 86.06%
BAJA CALIFORNIA: 91 87.5%
COAHUILA: 79 87.77%
Entidad
Federativa

Número de
participantes

Constancias 
entregadas

Veracruz 653 521
Chiapas 325 230
Campeche 286 247
Yucatán 224 208
Quintana Roo 498 422
Tabasco 160 119
TOTAL 2,146 1,747

 

 

 

 

 

 

Cuadro Comparativo

Participantes

 

 

VERACRUZ: 653 100%
CHIAPAS: 325 100%
CAMPECHE: 286 100%
YUCATÁN: 224 100%
QUINTANA ROO: 498 100%
TABASCO: 160 100%

 

Constancias Entregadas

 

 

VERACRUZ: 521 79.78%
CHIAPAS: 230 70.76%
CAMPECHE: 247 86.36%
YUCATÁN: 208 92.85%
QUINTANA ROO: 422 84.73%
TABASCO: 119 74.37%

“Elaboración del Cuadro General de Clasificación Archivística”
Actualizado al 15 de Agosto de 2021

1,182
Número de participantes 
744  
Número de constancias entregadas 
447  
Número de participantes de sexo femenino
297  
Número de participantes de sexo masculino
Entidad Federativa Número de
participantes
Número de constancias

Mujeres

Hombres
Estado de México 278 178 110 68
Ciudad de México 157 99 57 42
Puebla 50 34 12

22

Hidalgo 4 2

2

Morelos

8

7 1
Guerrero 10 2
Tlaxcala 3 2 1
Oaxaca 10 8 6 2
TOTAL 524 336 196 140

Cuadro Comparativo

Participantes

 

 

EDOMEX: 178 100%
CDMX: 99 100%
PUEBLA: 50 100%
HIDALGO: 8 100%
MORELOS: 8 100%
GUERRERO: 10 100%
TLAXCALA: 3 100%
OAXACA: 10 100%

 

Constancias Entregadas

 

 

EDOMEX: 178 64.02%
CDMX: 99 63.05%
PUEBLA: 34 68%
HIDALGO: 4 50%
MORELOS: 7 87.5%
GUERRERO: 4 40%
TLAXCALA: 2 66.66%
OAXACA: 8 80%
Entidad Federativa Número de
participantes
Número de constancias

Mujeres

Hombres
Nayarit 36 20 13 7
Guanajuato 27 16 13 3
Aguascalientes 6 2 2 0
Jalisco 9 6 4 2
San Luis Potosí  4 3 0
Zacatecas 4 4 0 4
Colima 4 2 1

Michoacán
de Ocampo 

7 6 2
Querétaro  0
TOTAL 98 59 40 19

Cuadro Comparativo

Participantes

 

 

Nayarit: 36 100%
Guanajuato 27 100%
Aguascalientes 6 100%
Jalisco 9 100%
San Luis Potosí 4 100%
Zacatecas 4 100%
Colima 4 100%
Michoacán de Ocampo 7 100%
Querétaro 1 0%

 

Constancias Entregadas

 

 

Nayarit 20 55.55%
Guanajuato 16 59.25%
Aguascalientes 2 33.33%
Jalisco 6 66.66%
San Luis Potosí 3 75%
Zacatecas 4 100%
Colima 2 50%
Michoacán de Ocampo 6 85.71%
Querétaro 0 0%
Entidad Federativa Número de
participantes
Número de constancias

Mujeres

Hombres
Durango 95 54 32 22
Chihuahua 15  8 5 3
Coahuila de  Zaragoza  6 4 3 1
Nuevo León  8 6 5 1
Baja California  1 1
Tamaulipas 4 4 4 0
Baja California Sur  3 3 0
Sinaloa  5 4 4
Sonora  4 1 0
TOTAL 144 86 56 30

Cuadro Comparativo

Participantes

 

 

Durango 95 100%
Chihuahua 15 100%
Coahuila de Zaragoza 6 100%
Nuevo León 8 100%
Baja California 3 100%
Tamaulipas 4 100%
Baja California Sur 4 100%
Sinaloa 5 100%
Sonora 4 100%

 

Constancias Entregadas

 

 

Durango 54 56.84%
Chihuahua 8 53.33%
Coahuila de Zaragoza 4 66.66%
Nuevo León 6 75%
Baja California 2 66.66%
Tamaulipas 4 100%
Baja California Sur 3 75%
Sinaloa 4 80%
Sonora 1 43.75%
Entidad Federativa Número de
participantes
Número de constancias

Mujeres

Hombres
Chiapas 237 151 86 65
Veracruz 36 25 14 11
Tabasco 10 6 4 2
Campeche 16 16   12 4
Quintana Roo 115 64 39 25
Yucatán 2 1 0 1
TOTAL 416 263 155 108

Cuadro Comparativo

Participantes

 

 

Chiapas 237 100%
Veracruz 36 100%
Tabasco 10 100%
Campeche 16 100%
Quintana Roo 115 100%
Yucatán 2 100%

 

Constancias Entregadas

 

 

Chiapas 151 63.71%
Veracruz 25 69.44%
Tabasco 6 60%
Campeche 16 100%
Quintana Roo 64 55.65%
Yucatán 01 50%
Rango de edad de los participantes Número de participantes
con derecho a constancia
18 - 25 65
26 -30  112
31 - 45 346
46 - 50  110
51 - 55  61
56 - 60  34
61 - 65  12
66 - 70 

4

Biblioteca 'Constituyentes de 1916 - 1917'

Actualmente la Biblioteca cuenta con un acervo de 5,103 ejemplares entre los que se destacan: libros, revistas, DVD´S, entre otros. Los principales temas de consulta son: transparencia, acceso a la información, protección de datos personales, archivo, gobierno abierto, rendición de cuentas, anticorrupción, democracia, participación ciudadana, así como fondos de interés jurídico

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Normatividad

Lineamientos para la Administración de Documentos en el Estado de México.
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Año de edición:
Secretaría de Finanzas. 29 de mayo 2015
Norma Internacional General de Descripción Archivística ISAD (G).
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Año de edición:
Consejo Internacional de Archivos, Septiembre 1999
Ley General de Archivos.
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Año de edición:
Diario Oficial de la Federación. 15/junio/2018
Ley de Archivos y Administración de Documentos del Estado de México y Municipios
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Año de edición:
Periódico Oficial “Gaceta del Gobierno” del Estado de México. 26/noviembre/2020
Lineamientos Administración de Documentos del Infoem
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Año de edición:
2020
Manual Procedimientos de Archivo y Gestión Documental del Infoem
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Año de edición:
2021

Infografías

¿Conoces qué es el SIA?

¿Cómo se integra el SIA?

Grupo Interdisciplinario
en materia Archivística

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