Gestión documental y archivos.
Gestion Documental y Archivos
Con el propósito de facilitar el cumplimiento de las obligaciones en materia de archivos por parte de los sujetos obligados de la Ley en la materia, y otorgar certeza en la búsqueda de la información que requiere el ciudadano. El Infoem ha diseñado un espacio en el que se pueden consultar los documentos normativos e institucionales, así como los mecanismos implementados como buenas prácticas para el cumplimiento de la Ley General de Archivos.
En ese sentido, la expectativa es que los sujetos obligados consideren como referencia, las actividades que en materia de archivos se han llevado a cabo en el Infoem, con el propósito de coadyuvar a facilitar el acceso a la información pública y la protección de datos personales que obran en los archivos a los ciudadanos.
Objetivo:
Contar con un mecanismo de consulta y apoyo para el cumplimento de obligaciones en materia de archivos, para que los sujetos obligados y los ciudadanos puedan consultar las disposiciones vigentes e institucionales en materia de archivos e implementar buenas prácticas.
Gestión Documental
Integrar los elementos normativos relacionados con la gestión documental y administración de los archivos, con el propósito de coadyuvar a facilitar el acceso a la información pública y la protección de datos personales que obran en los archivos.
- Eficacia y eficiencia en la búsqueda y recuperación de documentos y expedientes.
- Acceso rápido y seguro a la información, reduciendo los tiempos de búsqueda de información y por consiguiente de respuesta a solicitudes de información.
- Privilegiar el ejercicio de los derechos fundamentales: derecho a la verdad, derecho a la información y derecho a la memoria.
- Privilegiar el ejercicio del Derecho de Acceso a la Información.
- Ahorro de costos, referente a la reducción de espacios donde preservar la documentación.
- Identificación de los documentos con carácter histórico.
- Recepción y/o producción
- Organización
- Acceso y consulta
- Conservación
- Valoración
- Disposición documental
Sistema Institucional de Archivos
La Ley General de Archivos define al Sistema como el conjunto de elementos que desarrollan los sujetos obligados como parte de sus actividades archivísticas a través de la ejecución de la gestión documental como son:
Es de vital importancia señalar que cada sujeto obligado será el responsable de operar su propio Sistema Institucional de Archivos. Por consiguiente, deberán de conservar y organizar todos los documentos de archivo a su cargo, con el fin de garantizar que no se sustraigan, dañen o eliminen dichos documentos y toda aquella información bajo su posesión.
Integración del SIA
Guía de Implementación del Sistema Institucional de Archivos. Infoem, marzo 2020.
Grupo Interdisciplinario
Guía de implementación del Grupo Interdisciplinario. Infoem, marzo 2020
El grupo interdisciplinario, en el ámbito de sus atribuciones, coadyuva en el análisis de los procesos y procedimientos institucionales que dan origen a la documentación que integra los expedientes de cada serie documental, con el fin de colaborar con las áreas o unidades administrativas productoras de la documentación en el establecimiento de los valores documentales, vigencias, plazos de conservación y disposición documental durante el proceso de elaboración de las fichas técnicas de valoración de la serie documental y que, en conjunto, conforman el catálogo de disposición documental. El Grupo Interdisciplinario de archivos, es un equipo de profesionales de la misma institución que deberá estar integrado por los titulares de:
Programa Anual de Desarrollo Archivístico (PADA)
Es el instrumento de planeación en materia de archivos al interior de cada sujeto obligado, y debe contemplar los elementos de planeación, programación y evaluación para el desarrollo de los archivos con enfoque de administración de riesgos, protección a los derechos humanos y apertura proactiva de la información.
Instrumentos de Control y Consulta Archivística
Son instrumentos técnicos que propician la organización, control y conservación de los documentos de archivo a lo largo de su ciclo vital, como el cuadro general de clasificación archivística y el catálogo de disposición documental.
Guía de archivo documental
Dicha guía es el esquema que contiene la descripción general de la documentación contenida en las series documentales establecidas en el cuadro general de clasificación archivística del sujeto obligado, con el objetivo de informar sobre los contenidos de un archivo. A través de este documento, se puede conocer información general sobre la historia de la entidad productora, la entidad de la que depende (si la hay), su organización y sobre todo, el contenido y volumen de las agrupaciones documentales (fondos), sus datos generales (dirección teléfono, contacto), y sus servicios.
Guía de Archivo Documental 2020
Biblioteca 'Constituyentes de 1916 - 1917'
Actualmente la Biblioteca cuenta con un acervo de 5,103 ejemplares entre los que se destacan: libros, revistas, DVD´S, entre otros. Los principales temas de consulta son: transparencia, acceso a la información, protección de datos personales, archivo, gobierno abierto, rendición de cuentas, anticorrupción, democracia, participación ciudadana, así como fondos de interés jurídico
Normatividad
Infografías
¿Conoces qué es el SIA?
¿Cómo se integra el SIA?
Grupo Interdisciplinario
en materia Archivística
Gestión
Documental
Archivo
de Trámite
Archivo de Concentración
Archivo
Histórico
Instrumentos de Control Archivístico
Catálogo de disposición doc.
Archivos organizados y actualizados