Gestion Documental y Archivos

Con el propósito de facilitar el cumplimiento de las obligaciones en materia de archivos por parte de los sujetos obligados de la Ley en la materia, y otorgar certeza en la búsqueda de la información que requiere el ciudadano. El Infoem ha diseñado un espacio en el que se pueden consultar los documentos normativos e institucionales, así como los mecanismos implementados como buenas prácticas para el cumplimiento de la Ley General de Archivos.

En ese sentido, la expectativa es que los sujetos obligados consideren como referencia, las actividades que en materia de archivos se han llevado a cabo en el Infoem, con el propósito de coadyuvar a facilitar el acceso a la información pública y la protección de datos personales que obran en los archivos a los ciudadanos.

Objetivo: 

 

Contar con un mecanismo de consulta y apoyo para el cumplimento de obligaciones en materia de archivos, para que los sujetos obligados y los ciudadanos puedan consultar las disposiciones vigentes e institucionales en materia de archivos e implementar buenas prácticas.

Gestión Documental

Integrar los elementos normativos relacionados con la gestión documental y administración de los archivos, con el propósito de coadyuvar a facilitar el acceso a la información pública y la protección de datos personales que obran en los archivos.

Beneficios de una gestión documental:
  • Eficacia y eficiencia en la búsqueda y recuperación de documentos y expedientes.
  • Acceso rápido y seguro a la información, reduciendo los tiempos de búsqueda de información y por consiguiente de respuesta a solicitudes de información.
  • Privilegiar el ejercicio de los derechos fundamentales: derecho a la verdad, derecho a la información y derecho a la memoria.
  • Privilegiar el ejercicio del Derecho de Acceso a la Información.
  • Ahorro de costos, referente a la reducción de espacios donde preservar la documentación.
  • Identificación de los documentos con carácter histórico.
Criterios:
  • Recepción y/o producción
  • Organización
  • Acceso y consulta
  • Conservación
  • Valoración
  • Disposición documental

Sistema Institucional de Archivos

La Ley General de Archivos define al Sistema como el conjunto de elementos que desarrollan los sujetos obligados como parte  de sus actividades archivísticas a través de la ejecución de la gestión documental como son:

  • Registros
  • Procesos
  • Procedimientos
  • Criterios
  • Estructuras
  • Herramientas
  • Funciones.

Es de vital importancia señalar que cada sujeto obligado será el responsable de operar su propio Sistema Institucional de Archivos. Por consiguiente, deberán de conservar y organizar todos los documentos de archivo a su cargo, con el fin de garantizar que no se sustraigan, dañen o eliminen dichos documentos y toda aquella información bajo su posesión. 

Grupo Interdisciplinario

Guía de implementación del Grupo Interdisciplinario. Infoem, marzo 2020

El grupo interdisciplinario, en el ámbito de sus atribuciones, coadyuva en el análisis de los procesos y procedimientos institucionales que dan origen a la documentación que integra los expedientes de cada serie documental, con el fin de colaborar con las áreas o unidades administrativas productoras de la documentación en el establecimiento de los valores documentales, vigencias, plazos de conservación y disposición documental durante el proceso de elaboración de las fichas técnicas de valoración de la serie documental y que, en conjunto, conforman el catálogo de disposición documental. El Grupo Interdisciplinario de archivos,  es un equipo de profesionales de la misma institución que deberá estar integrado por los titulares de:

  • Jurídico; 
  • Planeación y/o mejora continua; 
  • Coordinación de archivos;
  • Tecnologías de la Información,
  • Unidad de Transparencia,
  • Órgano de Control Interno, y
  • Las áreas o unidades administrativas productoras de la información

Programa Anual de Desarrollo Archivístico (PADA)

Es el instrumento de planeación en materia de archivos al interior de cada sujeto obligado, y debe contemplar los elementos de planeación, programación y evaluación para el desarrollo de los archivos con enfoque de administración de riesgos, protección a los derechos humanos y apertura proactiva de la información.


Guia para elaborar PADA

  Conoce lo que está haciendo el Infoem

Instrumentos de Control y Consulta Archivística

Son instrumentos técnicos que propician la organización, control y conservación de los documentos de archivo a lo largo de su ciclo vital, como el cuadro general de clasificación archivística y el catálogo de disposición documental.

Guía de archivo documental

Dicha guía es el esquema que contiene la descripción general de la documentación contenida en las series documentales establecidas en el cuadro general de clasificación archivística del sujeto obligado, con el objetivo de informar sobre los contenidos de un archivo.  A través de este documento, se puede conocer información general sobre la historia de la entidad productora, la entidad de la que depende (si la hay), su organización y sobre todo, el contenido y volumen de las agrupaciones documentales (fondos), sus datos generales (dirección teléfono, contacto), y sus servicios.

Guía General de Archivo de Concentración

Ver más

La Comisión de Archivos y Gestión Documental del Sistema Nacional de Transparencia, ha concebido como el punto de encuentro de personas de diferentes edades, intereses y nivel de escolaridad que buscan, a partir de sus necesidades, obtener los aprendizajes que requieren para la gestión y el ejercicio sobre la trascendencia de la adecuada gestión documental y la preservación de los documentos, así como las responsabilidades que tenemos los sujetos obligados de conservar la información producida y el derecho de los ciudadanos a consultarla, lo que permite hacer accesible todo aquello en lo que se documenta el ejercicio de las atribuciones que se nos han encomendado.

Curso en línea

Estadísticas del Curso en línea

Actualizado al 15 de Julio de 2020

Entidad Federativa Número de
participantes

Constancias 
entregadas

Estado de México 6962 5196
Ciudad de México 3676 3076
Oaxaca 426 352
Guerrero 362 303
Puebla 228 182
Hidalgo 171 146
Tlaxcala 144 122
Morelos 159 125
TOTAL 12,128 9,502

Cuadro Comparativo

Participantes

 

 

EDOMEX: 6962 100%
CDMX: 3676 100%
OAXACA: 426 100%
GUERRERO: 362 100%
PUEBLA: 228 100%
HIDALGO: 171 100%
TLAXCALA: 144 100%
MORELOS: 159 100%

 

Constancias Entregadas

 

 

EDOMEX: 5196 74.63%
CDMX: 3076 83.67%
OAXACA: 352 82.62%
GUERRERO: 303 83.70%
PUEBLA: 182 79.82%
HIDALGO: 146 85.38%
TLAXCALA: 122 84.72%
MORELOS: 125 78.61%
Entidad
Federativa
Número de
participantes

Constancias 
entregadas

Guanajuato 811 686
Jalisco 444 379
Michoacán de Ocampo 385 290
Nayarit 123 109
San Luis Potosí 82 57
Colima 79 59
Aguascalientes 68 56
Querétaro 62 52
Zacatecas 41 31
TOTAL 2,095 1,719

Cuadro Comparativo

Participantes

 

 

GUANAJUATO: 811 100%
JALISCO: 444 100%
MICHOACÁN: 385 100%
NAYARIT: 123 100%
SAN LUIS POTOSÍ: 82 100%
COLIMA: 79 100%
AGUASCALIENTES: 68 100%
QUERÉTARO: 62 100%
ZACATECAS: 41 100%

 

Constancias Entregadas

 

 

GUANAJUATO: 686 84.58%
JALISCO: 379 85.36%
MICHOACÁN: 290 75.32%
NAYARIT: 109 88.61%
SAN LUIS POTOSÍ: 57 69.51%
COLIMA: 59 74.68%
AGUASCALIENTES: 56 82.35%
QUERÉTARO: 52 83.87%
ZACATECAS: 31 75.60%
Entidad
Federativa
Número de
participantes

Constancias 
entregadas

Durango 542 463
Chihuahua 397 318
Nuevo León 282 217
Tamaulipas 195 170
Baja California Sur 164 136
Sinaloa 134 116
Sonora 120 104
Baja California 94 85
Coahuila de Zaragoza 82 72
TOTAL 2,010 1,681

Cuadro Comparativo

Participantes

 

 

DURANGO: 542 100%
CHIHUAHUA: 397 100%
NUEVO LEÓN: 282 100%
TAMAULIPAS: 195 100%
BAJA CALIFORNIA SUR: 164 100%
SINALOA: 134 100%
SONORA: 120 100%
BAJA CALIFORNIA: 94 100%
COAHUILA: 82 100%

 

Constancias Entregadas

 

 

DURANGO: 463 85.42%
CHIHUAHUA: 318 80.10%
NUEVO LEÓN: 217 76.95%
TAMAULIPAS: 170 87.17%
BAJA CALIFORNIA SUR: 136 82.92%
SINALOA: 116 86.56%
SONORA: 104 86.66%
BAJA CALIFORNIA: 85 90.42%
COAHUILA: 72 87.80%
Entidad
Federativa

Número de
participantes

Constancias 
entregadas

Veracruz 591 477
Campeche 269 230
Yucatán 211 198
Quintana Roo 174 141
Tabasco 130 104
Chiapas 61 45
TOTAL 1,436 1,195

Cuadro Comparativo

Participantes

 

 

VERACRUZ: 591 100%
CAMPECHE: 269 100%
YUCATÁN: 211 100%
QUINTANA ROO: 174 100%
TABASCO: 130 100%
CHIAPAS: 61 100%

 

Constancias Entregadas

 

 

VERACRUZ: 477 80.71%
CAMPECHE: 230 85.50%
YUCATÁN: 198 93.83%
QUINTANA ROO: 141 81.03%
TABASCO: 104 80%
CHIAPAS: 45 73.77%
17,669
Número de participantes 
14,097  
Número de constancias entregadas 

Biblioteca 'Constituyentes de 1916 - 1917'

Actualmente la Biblioteca cuenta con un acervo de 5,103 ejemplares entre los que se destacan: libros, revistas, DVD´S, entre otros. Los principales temas de consulta son: transparencia, acceso a la información, protección de datos personales, archivo, gobierno abierto, rendición de cuentas, anticorrupción, democracia, participación ciudadana, así como fondos de interés jurídico

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Normatividad

Ley de Documentos Administrativos e Históricos del Estado de México
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Año de edición:
PERIODICO OFICIAL “GACETA DEL GOBIERNO” 24/marzo/1986 Última actualización 20/diciembre/2016
Lineamientos para la Administración de Documentos del Instituto de Transparencia, Acceso a la Información Pública y Protección de Datos Personales del Estado de México y Municipios.
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Año de edición:
Página electrónica del INFOEM 15/diciembre/2015
Lineamientos para la Administración de Documentos en el Estado de México.
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Año de edición:
Secretaría de Finanzas. 29 de mayo 2015
Norma Internacional General de Descripción Archivística ISAD (G).
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Año de edición:
Consejo Internacional de Archivos, Septiembre 1999

Infografías

¿Conoces qué es el SIA?

¿Cómo se integra el SIA?

Grupo Interdisciplinario
en materia Archivística

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