Gestion Documental y Archivos

Con el propósito de facilitar el cumplimiento de las obligaciones en materia de archivos por parte de los sujetos obligados de la Ley en la materia, y otorgar certeza en la búsqueda de la información que requiere el ciudadano. El Infoem ha diseñado un espacio en el que se pueden consultar los documentos normativos e institucionales, así como los mecanismos implementados como buenas prácticas para el cumplimiento de la Ley General de Archivos.

En ese sentido, la expectativa es que los sujetos obligados consideren como referencia, las actividades que en materia de archivos se han llevado a cabo en el Infoem, con el propósito de coadyuvar a facilitar el acceso a la información pública y la protección de datos personales que obran en los archivos a los ciudadanos.

Objetivo: 

 

Contar con un mecanismo de consulta y apoyo para el cumplimento de obligaciones en materia de archivos, para que los sujetos obligados y los ciudadanos puedan consultar las disposiciones vigentes e institucionales en materia de archivos e implementar buenas prácticas.

Gestión Documental

Integrar los elementos normativos relacionados con la gestión documental y administración de los archivos, con el propósito de coadyuvar a facilitar el acceso a la información pública y la protección de datos personales que obran en los archivos.

Beneficios de una gestión documental:
  • Eficacia y eficiencia en la búsqueda y recuperación de documentos y expedientes.
  • Acceso rápido y seguro a la información, reduciendo los tiempos de búsqueda de información y por consiguiente de respuesta a solicitudes de información.
  • Privilegiar el ejercicio de los derechos fundamentales: derecho a la verdad, derecho a la información y derecho a la memoria.
  • Privilegiar el ejercicio del Derecho de Acceso a la Información.
  • Ahorro de costos, referente a la reducción de espacios donde preservar la documentación.
  • Identificación de los documentos con carácter histórico.
Criterios:
  • Recepción y/o producción
  • Organización
  • Acceso y consulta
  • Conservación
  • Valoración
  • Disposición documental

Sistema Institucional de Archivos

La Ley General de Archivos define al Sistema como el conjunto de elementos que desarrollan los sujetos obligados como parte  de sus actividades archivísticas a través de la ejecución de la gestión documental como son:

  • Registros
  • Procesos
  • Procedimientos
  • Criterios
  • Estructuras
  • Herramientas
  • Funciones.

Es de vital importancia señalar que cada sujeto obligado será el responsable de operar su propio Sistema Institucional de Archivos. Por consiguiente, deberán de conservar y organizar todos los documentos de archivo a su cargo, con el fin de garantizar que no se sustraigan, dañen o eliminen dichos documentos y toda aquella información bajo su posesión. 

Grupo Interdisciplinario

Guía de implementación del Grupo Interdisciplinario. Infoem, marzo 2020

El grupo interdisciplinario, en el ámbito de sus atribuciones, coadyuva en el análisis de los procesos y procedimientos institucionales que dan origen a la documentación que integra los expedientes de cada serie documental, con el fin de colaborar con las áreas o unidades administrativas productoras de la documentación en el establecimiento de los valores documentales, vigencias, plazos de conservación y disposición documental durante el proceso de elaboración de las fichas técnicas de valoración de la serie documental y que, en conjunto, conforman el catálogo de disposición documental. El Grupo Interdisciplinario de archivos,  es un equipo de profesionales de la misma institución que deberá estar integrado por los titulares de:

  • Jurídico; 
  • Planeación y/o mejora continua; 
  • Coordinación de archivos;
  • Tecnologías de la Información,
  • Unidad de Transparencia,
  • Órgano de Control Interno, y
  • Las áreas o unidades administrativas productoras de la información

Programa Anual de Desarrollo Archivístico (PADA)

Es el instrumento de planeación en materia de archivos al interior de cada sujeto obligado, y debe contemplar los elementos de planeación, programación y evaluación para el desarrollo de los archivos con enfoque de administración de riesgos, protección a los derechos humanos y apertura proactiva de la información.


Guia para elaborar PADA

  Conoce lo que está haciendo el Infoem

Instrumentos de Control y Consulta Archivística

Son instrumentos técnicos que propician la organización, control y conservación de los documentos de archivo a lo largo de su ciclo vital, como el cuadro general de clasificación archivística y el catálogo de disposición documental.

Guía de archivo documental

Dicha guía es el esquema que contiene la descripción general de la documentación contenida en las series documentales establecidas en el cuadro general de clasificación archivística del sujeto obligado, con el objetivo de informar sobre los contenidos de un archivo.  A través de este documento, se puede conocer información general sobre la historia de la entidad productora, la entidad de la que depende (si la hay), su organización y sobre todo, el contenido y volumen de las agrupaciones documentales (fondos), sus datos generales (dirección teléfono, contacto), y sus servicios.

Guía de Archivo Documental 2020

Guía de Archivo Documental 2021

Guía de Archivo Documental 2022

Biblioteca 'Constituyentes de 1916 - 1917'

Actualmente la Biblioteca cuenta con un acervo de 5,103 ejemplares entre los que se destacan: libros, revistas, DVD´S, entre otros. Los principales temas de consulta son: transparencia, acceso a la información, protección de datos personales, archivo, gobierno abierto, rendición de cuentas, anticorrupción, democracia, participación ciudadana, así como fondos de interés jurídico

Compilación de Instrumentos Internacionales sobre Protección de la persona aplicables en México. Tomo I
Compilación de Instrumentos Internacionales sobre Protección de la persona aplicables en México. Tomo I
Los Archivos como Testimonio de la Memoria, Acontecer y Difusión del Patrimonio Documental
Los Archivos como Testimonio de la Memoria, Acontecer y Difusión del Patrimonio Documental
Ley de Transparencia y Acceso a la información Pública del Distrito Federal
Ley de Transparencia y Acceso a la información Pública del Distrito Federal
Libertad de expresión y acceso a la información.
Libertad de expresión y acceso a la información.

Ver más

Normatividad

Lineamientos para la Administración de Documentos en el Estado de México.
Lineamientos para la Administración de Documentos en el Estado de México.
Año de edición:
Secretaría de Finanzas. 29 de mayo 2015
Norma Internacional General de Descripción Archivística ISAD (G).
Norma Internacional General de Descripción Archivística ISAD (G).
Año de edición:
Consejo Internacional de Archivos, Septiembre 1999
Ley General de Archivos.
Ley General de Archivos.
Año de edición:
Diario Oficial de la Federación. 15/junio/2018
Ley de Archivos y Administración de Documentos del Estado de México y Municipios
Ley de Archivos y Administración de Documentos del Estado de México y Municipios
Año de edición:
Periódico Oficial “Gaceta del Gobierno” del Estado de México. 26/noviembre/2020
Lineamientos Administración de Documentos del Infoem
Lineamientos Administración de Documentos del Infoem
Año de edición:
2020
Manual Procedimientos de Archivo y Gestión Documental del Infoem
Manual Procedimientos de Archivo y Gestión Documental del Infoem
Año de edición:
2021

Infografías

¿Conoces qué es el SIA?

¿Cómo se integra el SIA?

Grupo Interdisciplinario
en materia Archivística

Gestión
Documental

Archivo
de Trámite

Archivo de Concentración

Archivo
Histórico

Instrumentos de Control Archivístico

Catálogo de disposición doc.

Archivos organizados y actualizados

Infoem miembro de: